Офисная жизнь: уничтожение документов по всем правилам

Обращение с документами требует особого подхода. К сожалению, этот постулат нарушается очень часто. Далеко не каждая компания внедряет и уж тем более следует грамотно разработанному документообороту. Дела обстоят не очень хорошо даже с соблюдением правил создания юридически значимых актов, еще хуже со следованием правилам их хранения и уж совсем плохо – с учетом стандартов при уничтожении.

А между тем, каждый этап обращения с юридически значимыми актами  подчиняется своим правилам, установленным на законодательном уровне. Это касается, как мы уже упоминали, даже такого простого мероприятия, как уничтожение документов (подробная информация  — тут).

Казалось бы, сложностей возникнуть не должно – достаточно приобрести мощный шредер или заключить договор с фирмой, специализирующейся на утилизации бумаг. Действительно, уничтожение документов фактически – это не проблема. Иное дело, что это мероприятие имеет и формальную сторону, предполагающую соблюдение целого ряда значимых правил.  Процедура состоит из нескольких этапов:

1. Оценка документов и отбор среди них подлежащих уничтожению или подготовке к архивному хранению. Обычно это мероприятие осуществляется специальной экспертной комиссией, создание и функционирование которой обязательное для крупных компаний мероприятие. В состав комиссии обычно входят представители структурных подразделений, создавших оцениваемые документы и работники архивного отдела, если таковой имеется на фирме. Но, как правило, в последнее время предприниматели предпочитают иметь дело со специализированными аутсорсерами, благо воспользоваться услугами коммерческих архивов сегодня не проблема. К слову, эти же исполнители могут и вовсе взять на себя все работы: начиная с отбора документов для уничтожения и заканчивая их фактической утилизацией.
2. Составление акта о выделении подлежащих уничтожению актов.
3. Согласование перечня юридически значимых актов.
4. Ревизия документов.
5. Утилизация бумаг. Как мы уже отмечали, сделать это можно самостоятельно или передав акты специализированной компании. Оформляется все соответствующим договором и актом.

Уничтожению подлежат документы с истекшим сроком хранения. Обычно это мероприятие проводится по инициативе создавшего их подразделения. Дело в том, что именно оно обязано обеспечивать временное (до десяти лет) хранение. Акты постоянного и долгосрочного (свыше десяти лет) хранения передаются в архив. Там они тоже периодически утилизируются, но только опять же по прошествии указанного в законе периода. Учитывая, что, как  правило, в архивы передаются бумаги со сроками хранения, исчисляемыми десятилетиями, случается это нечасто.  Но тем не менее.

Напоследок также хотелось бы отметить, что уничтожение документов по истечении определенного установленного в законе срока – это право, а не обязанность организации. При желании она всегда может продолжить хранить акты и дальше.