Электронный документооборот давно завоевал место под солнцем

Система электронного документооборота получила признание еще в начале 90-х годов прошлого века. Однако внедрение СЭД было непростым. Тем не менее многие из выживших систем доказали свою необходимость. А предприятия, которые отказались от внедрения таких систем приказали долго жить. Почему сегодня не обойтись без СЭД в материале нашего издания.

В начале 90-х автору рассказали случай из практики. Тогда планировалось внедрить в администрации электронный документооборот сэд. Дело было на этапе разработки технического задания. В канцелярии постановщик задачи беседует с чиновником, который просто переносит документы с одного места на другое.

— Вы берете документы из ящика и куда перекладываете?

— В папку.

— А что на выходе? Что происходит с документом дальше?

— Он лежит в папке

— До какого времени? Для чего документ лежит в папке? Кто его заберет? — пытается понять логику чиновника инженер.

— Лежит и лежит.

— А если вас не будет что будет с документом?

— Лежать будет, что еще.

Разговор окончился ни чем. Похожая ситуация повторилась и в других отделах по работе с документацией. Позже выяснилось, что в мэрии узнали о автоматизации и боялись сокращений, поэтому негласно спускали на тормозах все беседы и разработку документации. Тогда идея так и не была реализована. В настоящее время автоматизация делопроизводства и документооборота в мэрии Тольятти переживет второе или третье рождение. С приходом нового мэра старая система была реорганизована, а старый сайт вообще подвергся обструкции и был переделан заново.

Между тем, сегодня электронный документооборот это прежде всего дисциплина. Компьютер не болеет и не подвержен эмоциям. Система способна отслеживать поручения и выполнение приказов, взаимодействие структурных подразделений различных ведомств и готовить итоговые справки по работе за определенный период времени. Это очень удобно при аттестации муниципальных служащих.

Еще один важный аспект электронного документооборота — прозрачность работы организации. Единое информационное поле не позволяет развиваться, а иногда убивает на корню любые коррупционные поползновения. Это повышает авторитет организации, независимо от ее юридического статуса. 

Сегодня системы электронного документооборота имеют версии как для государственных органов, так и для коммерческого сектора. Внедрение системы происходит под ключ в сжатые сроки, а уже реализованные проекты показывают экономическую выгоду для предприятия или учреждения.