Сканирование документов и принципы создания электронных архивов
Процедура сканирования документов получила широкое распространение, поскольку деятельность любой компании связана с ведением разнообразной документации. Свою роль сыграла и глобальная компьютеризация. Многие процедуры сегодня переводят в электронный формат. И в этом случае без оцифровки не обойтись.
На современном рынке представлены самые разнообразные устройства, предназначенные для перевода документов в электронный вид. Выбор оборудования зависит от задач, стоящих перед бизнесом.
Самый распространенный сканер – планшетный. Большинство современных компаний оснащают свои офисы именно таким. Данное оборудование предназначено для оцифровки самых простых документов, преимущественно формата А4 или меньше. Устройство обладает самой простой конструкцией и невысокой производительностью. Впрочем, для офиса большинства компаний такой аппарат подходит идеально.
С целью же поточной, «массовой» оцифровки применяют роликовые устройства. Они весьма оперативны и подходят в случае ежедневного перевода в электронный формат большого количества документов.
Есть еще и книжные сканеры. Их цель – оцифровка скрепленных тем или иным образом носителей.
Стоит отметить, что сканирование корпоративной документации – одна из услуг фирм, специализирующихся на внеофисном хранении документов. Дело в том, что многие дальновидные и рациональные руководители предпочитают не содержать архивы в стенах офисного здания. Ведь бумаги подчас занимают слишком много места, а в некоторых случаях под них приходится даже отводить отдельное помещение. Да и следить за архивом кто-то должен. А это – дополнительная штатная единица и, конечно, расходы.
Кроме того, традиционный архив на бумажных носителях не слишком удобен в использовании. На поиск и обработку нужного документа уходит время, которое порой стоит действительно дороже денег.
Работать с электронным архивом на порядок удобнее. Пользоваться одним и тем же документом в этом случае могут одновременно несколько человек, а на поиск требуемой «бумажки» уйдет не больше минуты.
Нельзя забывать и о безопасности. Известно, что бумага со временем истирается, выгорает, приходит в негодность. Следовательно, теряется и информация. Подобные неприятности вряд ли произойдут с электронным файлом.
К выводам о целесообразности создания электронного архива сегодня приходят по многим причинам. Но в этом случае встает закономерный вопрос: стоит ли заниматься этим самостоятельно или лучше переложить данную процедуру на плечи профессионалов.
Так вот, практика не единожды доказывала, что лучше все-таки предпочесть сотрудничество со специализированными фирмами. Это избавит от множества хлопот. В распоряжении таких компаний есть вся необходимая техника для сканирования архивов, а также конфиденциального уничтожении документации, которая утратила практическую ценность. У них есть опыт оцифровки бумаг любого формата. Кроме того, им можно сдать бумажный архив на хранение и избавиться тем самым от необходимости подыскивать место для корпоративной документации и нанимать человека, который будет ею заниматься.
Одним словом, в данной ситуации целесообразность сторонней помощи очевидна. Найти компанию, готовую взять на себя обязанности по хранению архива, его оцифровке и ведению, можно в любом крупном городе.
Но не опасно ли доверять фирме, предлагающей подобные услуги? Все-таки, в документах хранится важная, а подчас, секретная информация. Естественно, прежде чем заключать договор, стоит собрать подробную информацию о деятельности архивного центра. К счастью, надежные фирмы есть.